何を提出すればいい？使えるもの・使えないものを徹底解説

自動車を購入したり、名義変更を行う際には【車庫証明】（正式には自動車保管場所証明書）が必要になります。
その手続きの中で、多くの方がつまずくのが【所在証明】書類の提出です。

警察署から“使用の本拠の位置”を証明する書類を出してくださいと言われたけれど、何それ？

公共料金の請求書じゃダメなの？

こういった疑問を抱く方は少なくありません。

このコラムでは、行政書士として多数の申請を行ってきた立場から、【所在証明】として使える書類・使えない書類、注意点、コピーの可否、提出期限などを詳しくご説明します。

所在証明とは？

【車庫証明】の申請には「保管場所の位置」と「使用の本拠の位置（＝申請者の住所や事業所所在地）」の記載が必要です。 この「使用の本拠の位置」について、警察署が「本当にそこに住んでいる・営業しているか」を確認するために、証明書類を求めることがあります。

所在証明とは、この「使用の本拠の位置が真実であること」を示す書類のことを指します。

所在証明が必要なケースとは？

新たにその住所に移転したばかりの場合

住民票がまだ反映されていない、事業所移転の登記が完了していない場合など、警察署側で本拠を確認できないときに必要となります。

事業所や営業所などの法人で、登記簿と異なる営業所の所在地で申請する場合

法人の本店所在地と異なる場所で車を使用する場合、現地で営業実態があることを証明する必要があります。

住民票の記載が省略されている場合や、警察署の判断により追加資料が求められたとき

住所の建物名が抜けているなど、住民票や登記簿だけでは不十分と判断された場合も、補足資料が求められます。

使える所在証明の種類

それでは、実務上どのような書類が「所在証明」として認められているのでしょうか？

公共料金の「領収書」

電気・ガス・水道・NHK・固定電話などの「領収書（支払済みのもの）」は、所在証明として広く受け入れられています。ただし、次の点に注意が必要です。

• 発行から3ヶ月以内のもの
• 申請者の名前と住所が明確に記載されていること

郵便物（消印付き）

消印のある郵便物は、その場所に郵送物が届いていることの証明となります。これは強力な所在証明です。

コピーでも大丈夫？

警察署によって対応が異なりますが、コピーでも問題ありません。ただし消印の鮮明さが重要なため注意が必要です。もちろん原本ならばベストでしょう。

レターパック（宛名ラベルが残っているもの）

レターパックには配達日が印字され、消印の代替になります。

• 宛名と差出人が明確で、申請者の住所が記載されていること
• 配達済みの証拠（追跡番号や投函済み印字など）があること

これらが揃っていれば、実務上問題なく使用可能です。

使えない書類とは？

公共料金の【請求書】

使用できないことがほとんどです。宮城県外で使用できる警察署があるようですが定かではありませんので、宮城県外で車庫証明申請を予定のかたは、事前にご自身で確認ください。

請求書は「支払い前の通知」であり、実際にその場所で生活・営業している証拠にはならないため、所在証明としては不可とされています。また、引っ越し直後などでも、請求書だけでは住所に居住している事実が確認できません。

インターネット料金の明細書やメール

オンラインで発行されたものは、宛名や住所が不完全であったり、紙媒体でないことから信頼性が低いため、原則として不可とされる傾向にあります。

配達伝票の控え

ヤマト運輸や佐川急便などの宅配便の送り状について、【所在証明】として使用できるのではないかという質問をいただくことがありますが、結論から言うと、基本的には認められません。
その理由は、郵便物と異なり宅配便の送り状には消印のような公的な発送記録がなく、宛名や住所も比較的自由に記載・印刷できてしまうため、証明力が乏しいと判断されるからです。さらに、本人宛の荷物であっても代理で受け取ることができるため、その住所に実際に居住・営業しているかを裏付ける証拠としては不十分とされます。
したがって、宅配便の伝票は所在証明書類としては使用できず、郵便物や公共料金の領収書など、公的性の高い書類を用意することが求められます。

提出書類の有効期限は？

ほとんどの警察署では、発行から3ヶ月以内の書類を求めています。

古い書類では「現在もその場所に住んでいる・営業している」証拠にならないと判断されますので、注意が必要です。

個人と法人で異なる「所在証明」の考え方

車庫証明申請において「使用の本拠の位置」を証明する必要がある場面では、申請者が個人か法人かによって、必要とされる書類の種類や判断基準が異なります。

個人の場合

個人名義での申請では、その人が実際にその場所に住んでいるかどうか、または事業の拠点として使用しているかどうかを証明する必要があります。
そのため、公共料金の領収書や、宛名・住所・消印のある郵便物など、「その人個人と住所が現在も結びついている」ことが明確に分かる書類が求められます。

この際、注意したいのは「家族名義の郵便物」や「携帯電話会社の請求書」などは、必ずしも本人の居住を裏付けるものとはみなされない場合がある点です。住所と名義人が一致していることが大前提となります。

法人の場合

一方、法人が申請者となる場合は、その所在地が登記されている営業所・支店などとして明記されているかどうかが重視されます。
原則として、登記簿謄本（履歴事項全部証明書）に「その住所が法人の本店・支店として記載されていれば」、それが所在証明として認められるケースが多くなります。

つまり、登記簿上でその場所が営業の実態がある拠点（営業所・支店など）として明記されていれば、それ自体が公的な証明と見なされるというわけです。

ただし、注意点として、登記簿にその住所が記載されていない場合は、個人と同様に郵便物などの補足資料が必要になることがあります。特に「倉庫のみ使用」「支店登記はしていない」などの場合は、実際の使用実態を補強する書類を追加で求められることもあるため、事前に確認しておくと安心です。

実務上の注意点とアドバイス

• 警察署によって、求める書類の厳しさや解釈に差があります。事前に電話で確認を取ることがベストです。
• 提出書類は、鮮明なコピーよりも原本の方が確実に通ります。
• 法人の場合、「現地写真」＋「郵便物」の組み合わせが有効なケースもあります。

まとめ

所在証明は、車庫証明申請においてスムーズな審査を受けるための重要な書類です。 特に引っ越し直後や法人申請では、思わぬところで追加資料を求められることがあります。

事前の準備と確認で、余計な手間を避けることが可能です。

不安な場合は、行政書士などの専門家に相談することで確実に手続きを進められます。